OSBD Poprad - Ochrana osobných údajov GDPR

Okresné stavebné bytové družstvo Poprad,

Moyzesova 3368/25, 058 01 Poprad, IČO: 36168815

kontaktné údaje: 052 7160710, e-mail: osbdpp@sinet.sk

ako prevádzkovateľ informačného systému zverejňujeme za účelom dodržiavania spravodlivosti a transparentnosti voči dotknutým osobám toto vyhlásenie o ochrane osobných údajov pod názvom

ZÁSADY OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV

v zmysle článku 13 a príslušných recitálov Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej len „Nariadenie“) a zákona NR SR č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „zákon o ochrane osobných údajov")

Účelmi spracúvania osobných údajov sú dôvody, pre ktoré sa spracúvajú osobné údaje dotknutých osôb (zamestnancov, klientov, žiadateľov, sťažovateľov a podobne) v našich informačných systémoch na presne určených právnych základoch. Účely sú konkrétne určené, výslovne uvedené a oprávnené, pričom pri spracúvaní osobných údajov dotknutých osôb dodržiavame zásadu zákonnosti podľa článku 6 a 9 Nariadenia (jednotlivé účely a právne základy sú uvedené v prílohe týchto Zásad ochrany osobných údajov).

Dotknuté osoby, o ktorých sú spracúvané osobné údaje v našich informačných systémoch pre konkrétne vymedzené účely si môžu uplatniť písomne alebo elektronicky nasledovné práva:

a) Právo na prístup k osobným údajom – ide o právo získať potvrdenie o tom, či sa spracúvajú Vaše osobné údaje ako aj právo získať prístup k týmto údajom, a to v rozsahu účelov a doby spracúvania, kategórie dotknutých osobných údajov, okruhu príjemcov, o postupe v každom automatickom spracúvaní, prípadne o následkoch takéhoto spracúvania. Ako prevádzkovateľ máme právo použiť všetky primerané opatrenia na overenie totožnosti dotknutej osoby, ktorá žiada o prístup k údajom, najmä v súvislosti s online službami a identifikátormi (článok 15, recitál 63, 64 Nariadenia).

b) Právo na opravu nesprávnych a doplnenie neúplných osobných údajov (článok 16, recitál 65 Nariadenia).

c) Právo na výmaz – „zabudnutie“ tých osobných údajov, ktoré už nie sú potrebné na účely, na ktoré sa získali a spracúvali; pri odvolaní súhlasu, na základe ktorého sa spracúvanie vykonáva; pri nezákonnom spracúvaní; ak sa osobné údaje získavali v súvislosti s ponukou informačnej spoločnosti (pri deťoch), a to za naplnenia podmienok uvedených v článku 17, recitál 65, 66 Nariadenia.

d) Právo na obmedzenie spracúvania je možné uplatniť, ak ako dotknutá osoba napadnete správnosť osobných údajov a ostatných náležitostí v zmysle článku 18, recitálu 67 Nariadenia, a to formou dočasného presunutia vybraných osobných údajov do iného systému spracúvania, zamedzenia prístupu používateľov k vybraných osobným údajov alebo dočasné odstránenie spracúvania.

e) Právo na prenosnosť osobných údajov je právo Vami poskytnuté osobné údaje do našich informačných systémov na základe súhlasu alebo plnenia zmluvy preniesť k ďalšiemu prevádzkovateľovi v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte, pokiaľ je to technicky možné aj za naplnenia podmienok článku 20, recitálu 68 Nariadenia v prípade, ak sa spracúvanie vykonáva automatizovanými prostriedkami. Uplatňovaním tohto práva nie je dotknutý článok 17 Nariadenia. Právo na prenosnosť údajov sa nevzťahuje na spracúvanie nevyhnutné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej nám ako prevádzkovateľovi.

Bez toho, aby boli dotknuté akékoľvek iné správne alebo súdne prostriedky nápravy, máte ako dotknutá osoba právo podať v zmysle článku 77 Nariadenia sťažnosť Úradu na ochranu osobných údajov SR, ak sa domnievate, že spracúvanie osobných údajov, ktoré sa Vás týkajú, je v rozpore s Nariadením alebo zákonom o ochrane osobných údajov.

Ako dotknutá osoba máte tiež právo kedykoľvek namietať z dôvodov týkajúcich sa konkrétnej situácie proti spracúvaniu Vašich osobných údajov, ktoré sú nevyhnutné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme a taktiež ak je spracúvanie nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sledujeme ako prevádzkovateľ alebo tretia strana (okrem spracúvania vykonávanom orgánmi verejnej moci pri plnení ich úloh), s výnimkou prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú Vaše záujmy alebo základné práva a slobody ako dotknutej osoby, ktoré si vyžadujú ochranu osobných údajov (najmä ak je dotknutou osobou dieťa).

Okresné stavebné bytové družstvo Poprad, Moyzesova 3368/25, 058 01 Poprad prijalo ako prevádzkovateľ informačného systému všetky primerané personálne, organizačné a technické opatrenia za účelom maximálnej ochrany Vašich osobných údajov s cieľom v čo najväčšej miere znížiť riziko ich zneužitia, úniku a podobne. V zmysle našej povinnosti vyplývajúcej z článku 34 Nariadenia Vám ako dotknutým osobám oznamujeme, že ak nastane situácia, že ako prevádzkovateľ porušíme ochranu Vašich osobných údajov spôsobom, ktorým pravdepodobne povedie k vysokému riziku pre práva a slobody fyzických osôb, bez zbytočného odkladu Vám túto skutočnosť oznámime.

UPOZORNENIE: z dôvodu dodržiavania zásady minimalizácie sú všetky Vami poskytnuté osobné údaje nevyhnutnou zákonnou alebo zmluvnou požiadavkou pre naplnenie účelu ich spracúvania. Neposkytnutie povinných údajov nevyhnutných na uzatvorenie zmluvy môže mať za následok neuzavretie zmluvného vzťahu.

V prípade akýchkoľvek otázok súvisiacich s ochranou Vašich osobných údajov vrátane uplatnenia Vašich práv v zmysle Nariadenia a zákona o ochrane osobných údajov Vás prosíme, aby ste kontaktovali:

Okresné stavebné bytové družstvo Poprad, Moyzesova 3368/25, 058 01 Poprad

e-mail: osbdpp@sinet.sk

tel. číslo: 052 7160710

Príloha k Zásadám ochrany osobných údajov

Účel a právny základ spracúvania osobných údajov

1. PERSONÁLNA AGENDA ZAMESTNANCOV
Účel spracúvania osobných údajov	plnenie povinností zamestnávateľa súvisiacich s pracovným pomerom, štátnozamestnaneckým pomerom alebo obdobným vzťahom (napríklad na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru) vrátane predzmluvných vzťahov
Názov informačného systému	Personálna a mzdová agenda zamestnancov
Právny základ	Právnym základom spracúvania osobných údajov je Ústava Slovenskej republiky, zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmu v znení neskorších predpisov, daňovým poriadkom, č. 8/2008 Z. z. o poisťovníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 600/2003 Z. z. o prídavku na dieťa a o zmene a doplnení zákona č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 462/2003 Z. z. o náhrade príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení a o zmene a doplnení zákona č. 95/2002 Z. z. o poisťovníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákon č. 43/2004 Z. z. o starobnom dôchodkovom sporení v znení neskorších predpisov zákon NR SR č. 650/2004 Z. z. o doplnkovom dôchodkovom sporení v znení neskorších predpisov, zákon č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde a o zmene a doplnení zákona č. 286/1992 Zb. o daniach z príjmov v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 448/2008 Z. z. o sociálnych službách v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 5/2004 Z. z. o službách zamestnanosti v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 82/2005 Z. z. o nelegálnej práci a nelegálnom zamestnávaní v znení neskorších predpisov, Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, Zákon NR SR č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov, Spracúvanie osobných údajov je povolené Zakladateľskou listinou o založení spoločnosti s ručením obmedzeným jediným zakladateľom (spoločenská zmluva), Obchodným zákonníkom 513/1991 Zb § 137- § 140. Pracovná zdravotná služba: zákon č. 355/2007 Z. z. o ochrane, podpore a rozvoji verejného zdravia a o z mene a doplnení niektorých zákonov, zákon č. 578/2004 Z. z. o poskytovateľoch zdravotnej starostlivosti, zdravotníckych pracovníkoch, stavovských organizáciách v zdravotníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, vyhláška Ministerstva zdravotníctva Slovenskej republiky č. 458/2006 Z. z. o podrobnostiach o rozsahu a náplni výkonu pracovnej zdravotnej služby, o zložení tímu odborníkov, ktorí ju vykonávajú, a o požiadavkách na ich odbornú spôsobilosť, vyhláška Ministerstva zdravotníctva Slovenskej republiky č. 448/2007 Z. z. o podrobnostiach o faktoroch práce a pracovného prostredia vo vzťahu ku kategorizácii prác z hľadiska zdravotných rizík a o náležitostiach návrhu na zaradenie prác do kategórií, Vyhláška Ministerstva zdravotníctva Slovenskej republiky č. 208/2014 Z. z. o podrobnostiach o rozsahu a náplni výkonu pracovnej zdravotnej služby, o zložení tímu odborníkov, ktorí ju vykonávajú a o požiadavkách na ich odbornú spôsobilosť.
Kategórie príjemcov	Sprostredkovateľ – pracovná zdravotná služba; orgány verejnej moci podľa príslušných právnych predpisov, Zdravotné poisťovne, doplnkové dôchodkové sporiteľne, doplnkové správcovské spoločnosti.
Cezhraničný prenos os. údajov	Neuskutočňuje sa
Lehoty na vymazanie os. údajov	Lehoty sú uvedené v registratúrnom poriadku – registratúrnom pláne.
Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania	Neuskutočňuje sa
Kategórie dotknutých osôb	uchádzači o zamestnanie, zamestnanci, manželia alebo manželky zamestnancov, vyživované deti zamestnancov, rodičia vyživovaných detí zamestnancov, blízke osoby, bývalí zamestnanci, členovia dozornej rady, zástupcovia vlastníkov bytov
2. MZDOVÁ AGENDA ZAMESTNANCOV
Účel spracúvania osobných údajov	Plnenie povinností zamestnávateľa súvisiacich s pracovným pomerom, štátnozamestnaneckým pomerom alebo obdobným vzťahom (napríklad na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru). V rámci predmetného informačného systému dochádza k plneniu hlavného účelu aj prostredníctvom: a) spracúvania potrebných štatistických výkazov, b) realizovania spracúvania miezd a vedenia príslušnej evidencie v zmysle mzdových predpisov, c) vykonávania zrážky zo mzdy voči štátu a iným subjektom podľa príslušných zákonov, d) prípravy podklady pre tvorbu rozpočtu v oblasti miezd, e) vedenia mzdovej agendy zamestnancov prevádzkovateľa IS pre účely pracovnoprávne, mzdové a pre účely nemocenského, zdravotného a sociálneho zabezpečenia a dane z príjmov zo závislej činnosti fyzických osôb v pracovnom pomere v zmysle Zákonníka práce a vedenia agendy pre potreby ich odmeňovania a s tým súvisiace úkony.
Názov informačného systému	Mzdová agenda zamestnancov
Právny základ	Mzdy:Právnym základom spracúvania osobných údajov je Ústava Slovenskej republiky, zákon NR SR č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 552/2003 Z. z. o výkone prác vo verejnom záujme v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 553/2003 Z. z. o odmeňovaní niektorých zamestnancov pri výkone práce vo verejnom záujme a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 563/2009 Z. z. o správe daní (daňový poriadok) a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 600/2003 Z. z. o prídavku na dieťa a o zmene a doplnení zákona NR SR č. 461/2003 Z. z. o sociálnom poistení v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 462/2003 Z. z. o náhrade príjmu pri dočasnej pracovnej neschopnosti zamestnanca a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 650/2004 Z. z. o doplnkovom dôchodkovom sporení v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 448/2008 Z. z. o sociálnych službách v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 5/2004 Z. z. o službách zamestnanosti v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 82/2005 Z. z. o nelegálnej práci a nelegálnom zamestnávaní v znení neskorších predpisov, zákon o ochrane osobných údajov a súvisiace právne predpisy v platnom znení, zákon NR SR č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde a o zmene a doplnení zákona NR SR č. 286/1992 Zb. o daniach z príjmov v znení neskorších predpisov, zákon NR SR č. 43/2004 Z. z. o starobnom dôchodkovom sporení.
Kategórie príjemcov	sprostredkovateľ – mzdová agenda, orgány verejnej moci, štátnej a verejnej správy podľa príslušných právnych predpisov, Zdravotné poisťovne, doplnkové dôchodkové sporiteľne, doplnkové správcovské spoločnosti.
Cezhraničný prenos os. údajov	Neuskutočňuje sa
Lehoty na vymazanie os. údajov	Lehoty sú uvedené v registratúrnom poriadku – registratúrnom pláne.
Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania	Neuskutočňuje sa
Kategórie dotknutých osôb	uchádzači o zamestnanie, zamestnanci, manželia alebo manželky zamestnancov, vyživované deti zamestnancov, rodičia vyživovaných detí zamestnancov, blízke osoby, bývalí zamestnanci
3. AGENDA BOZP ZAMESTNANCOV
Účel spracúvania osobných údajov	Plnenie povinností zamestnávateľa súvisiacich s pracovným pomerom, štátnozamestnaneckým pomerom alebo obdobným vzťahom (napríklad na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru) vrátane agendy bezpečnosti a ochrany zdravia pri práci. V rámci predmetného informačného systému dochádza k plneniu hlavného účelu aj prostredníctvom komplexného zabezpečenia BOZP a s tým súvisiace úkony ako vedenie evidencie a registrácie pracovných úrazov, ako aj evidencia z vykonaných kontrol dodržiavania predpisov BOZP, školení zamestnancov a podobne.
Názov informačného systému	Agenda BOZP zamestnancov
Právny základ	BOZP: zákon č. zákon č. 124/2006 Z. z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, Vyhláška č. 500/2006 Z. z. MPSVaR, ktorou sa ustanovuje vzor Záznamu o registrovanom pracovnom úraze, zákon NR SR č. 314/2001 Z. z. o ochrane pred požiarmi, v znení neskorších predpisov a jeho vykonávacie predpisy.

Kategórie príjemcov				sprostredkovateľ, orgány verejnej moci, štátnej a verejnej správy podľa príslušných právnych predpisov
Cezhraničný prenos os. údajov				Neuskutočňuje sa
Lehoty na vymazanie os. údajov				Lehoty sú uvedené v registratúrnom poriadku – registratúrnom pláne.
Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania				Neuskutočňuje sa
Kategórie dotknutých osôb				zamestnanci, bývalí zamestnanci
4. EKONOMICKO-ÚČTOVNÁ AGENDA
Účel spracúvania osobných údajov				Účelom spracúvania osobných údajov je spracúvanie objednávok, došlých faktúr a fakturácia odberateľom, styk s bankou, vedenie pokladne, zabezpečovanie hotovostných príjmov a výdavkov, skladové hospodárstvo, evidencia investičného majetku (vrátane automatického odpisovania) a drobného majetku, vedenie jednoduchého/podvojného účtovníctva organizácie.
Názov informačného systému				Ekonomicko-účtovný
Právny základ			Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov, Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, Zákon NR SR č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov, zákon č. 145/1995 Z. z. o správnych poplatkoch v znení neskorších predpisov, zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov, zákon č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde a o zmene a doplnení zákona č. 286/1992 Zb. o daniach z príjmov v znení neskorších predpisov, zákon č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov, zákon č. 400/2009 Z. z. o štátnej službe a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákon č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v znení neskorších predpisov.
Kategórie príjemcov			sprostredkovateľ, sociálna poisťovňa, zdravotné poisťovne, daňové úrady, kontrolór, štatistický úrad, audítor, exekútor
Cezhraničný prenos os. údajov			Neuskutočňuje sa
Lehoty na vymazanie os. údajov			Lehoty sú uvedené v registratúrnom poriadku – registratúrnom pláne.
Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania			Neuskutočňuje sa
Kategórie dotknutých osôb			fyzické osoby – ako dodávatelia tovarov a služieb
5. EVIDENCIA VLASTNÍKOV BYTOV A NEBYTOVÝCH PRIESTOROV
Účel spracúvania osobných údajov	Hlavný účel predmetného informačného systému je podrobne vymedzený v Mandátnej zmluve podľa § 566 Obchodného zákonníka v znení neskorších predpisov uzatvorenej medzi prevádzkovateľom IS ako správcom na jednej strane a vlastníkom bytu alebo nebytového priestoru na druhej strane.
Názov informačného systému	Evidencia vlastníkov bytov a nebytových priestorov
Právny základ	Spracúvanie osobných údajov je povolené zákonom NR SR č. 182/1993 Z. z. o vlastníctve bytov a nebytových priestorov v znení neskorších predpisov, Mandátnou zmluvou podľa § 566 Obchodného zákonníka v znení neskorších predpisov (Spoločenstvá vlastníkov bytov)
Kategórie príjemcov	sprostredkovateľ – evidencia vlastníkov a odpočty, bankové inštitúcie (v prípade, ak bytový dom čerpá úver a dôjde ku zmene vlastníka bytu alebo nebytového priestoru), zástupcovia bytového domu, štatistický úrad, audítor, finančná kontrola, katastrálny úrad, súdy, orgány činné v trestnom konaní
Cezhraničný prenos os. údajov	Neuskutočňuje sa
Lehoty na vymazanie os. údajov	Lehoty sú uvedené v registratúrnom poriadku – registratúrnom pláne.
Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania	Neuskutočňuje sa
Kategórie dotknutých osôb	vlastníci bytov a nebytových priestorov v bytovom dome
6. EVIDENCIA DLŽNÍKOV
Účel spracúvania osobných údajov	Hlavný účel predmetného informačného systému je vymáhanie pohľadávok: od dlžníkov – vlastníkov bytov a nebytových priestorov, ktorí si nesplnili povinnosť voči prevádzkovateľovi IS ako aj ostatným vlastníkom bytov a nebytových priestorov v bytovom dome a neodvádzali pravidelné mesačné platby prevádzkovateľovi IS, a to preddavky do fondu prevádzky, opráv a údržby bytového domu, zálohové platby za služby spojené s užívaním bytov a nebytových priestorov a poplatok za správcovskú činnosť v zmysle Mandátnej zmluvy podľa § 566 Obchodného zákonníka v znení neskorších predpisov medzi prevádzkovateľom IS a vlastníkom bytu alebo nebytového priestoru. Vymáhanie pohľadávok je sekundárny (sankčný) právny vzťah, ktorý vzniká z dôvodu porušenia primárneho právneho vzťahu – primárnej povinnosti (t.j. povinnosti dlžníka splniť svoj záväzok). Primárna právna povinnosť v tomto prípade vznikla na základe zmluvy a vymáhanie pohľadávok je pokračovaním tohto právneho vzťahu.
Názov informačného systému	Evidencia dlžníkov
Právny základ	Spracúvanie osobných údajov je povolené zákonom NR SR č. 182/1993 Z. z. o vlastníctve bytov a nebytových priestorov v znení neskorších predpisov, Mandátnou zmluvou podľa § 566 Obchodného zákonníka v znení neskorších predpisov (Spoločenstvá vlastníkov bytov)
Kategórie príjemcov	sprostredkovateľ – vymáhanie pohľadávok, zástupcovia bytového domu, štatistický úrad, audítor, finančná kontrola, katastrálny úrad, súdy, orgány činné v trestnom konaní
Cezhraničný prenos os. údajov	Neuskutočňuje sa
Lehoty na vymazanie os. údajov	Lehoty sú uvedené v registratúrnom poriadku – registratúrnom pláne.
Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania	Neuskutočňuje sa
Kategórie dotknutých osôb	dlžníci
7. EVIDENCIA NÁJOMCOV
Účel spracúvania osobných údajov	Hlavným účelom predmetného informačného systému je nájom bytov, nebytových priestorov a spoločných zariadení a spoločných častí bytového domu v zmysle Zmluvy o nájme uzavretej podľa zákona 116/1990 Zb. v znení neskorších predpisov medzi prevádzkovateľom IS a nájomcom.
Názov informačného systému	Evidencia nájomcov
Právny základ	Spracúvanie osobných údajov je povolené Zmluvou o nájme nebytových priestorov uzavretou v zmysle zákona č. 116/1990 Zb. v znení neskorších zmien a doplnkov, Zmluvou o nájme obecného bytu uzavretou v zmysle § 12 Zákona č. 443/2010 Z.z. o dotáciách na rozvoj bývania a o sociálnom bývaní a Občianskym zákonníkom.
Kategórie príjemcov	sprostredkovateľ, súdy, daňový úrad, orgány činné v trestnom konaní, kontrolór, štatistický úrad, audítor
Cezhraničný prenos os. údajov	Neuskutočňuje sa
Lehoty na vymazanie os. údajov	Lehoty sú uvedené v registratúrnom poriadku – registratúrnom pláne.
Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania	Neuskutočňuje sa
Kategórie dotknutých osôb	nájomcovia
8. ZÁSTUPCOVIA VLASTNÍKOV BYTOV
Účel spracúvania osobných údajov		Hlavným účelom spracúvania osobných údajov v predmetnom IS je vedenie databázy zástupcov vlastníkov bytov a nebytových priestorov v správe Okresného stavebného bytového družstva Poprad.
Názov informačného systému		IS Zástupcovia vlastníkov bytov
Právny základ		Spracúvanie osobných údajov je povolené zákonom NR SR č. 182/1993 Z. z. o vlastníctve bytov a nebytových priestorov v znení neskorších predpisov, v § 8a bod 5 „Styk vlastníkov bytov a nebytových priestorov v dome so správcom zabezpečuje zástupca vlastníkov zvolený na schôdzi vlastníkov bytov a nebytových priestorov v dome.“
Kategórie príjemcov		sprostredkovateľ, orgány verejnej moci
Cezhraničný prenos os. údajov		Neuskutočňuje sa
Lehoty na vymazanie os. údajov		Lehoty sú uvedené v registratúrnom poriadku – registratúrnom pláne.
Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania		Neuskutočňuje sa
Kategórie dotknutých osôb		zástupcovia vlastníkov bytov
9. EVIDENCIA KLIENTOV (OPRAVY, ÚDRŽBA)
Účel spracúvania osobných údajov	Základným účelom IS Evidencia klientov (opravy, údržby) je spracúvanie osobných údajov o fyzických osobách – klientoch, ktorým sú poskytované opravy a údržby rôzneho druhu.
Názov informačného systému	Evidencia klientov (opravy, údržba)
Právny základ	Spracúvanie osobných údajov je povolené Občianskym zákonníkom, Obchodným zákonníkom.
Kategórie príjemcov	sprostredkovateľ, audítor, Štatistický úrad, vlastníci bytového domu (ak je oprava realizovaná z fondu opráv bytového domu)
Cezhraničný prenos os. údajov	Neuskutočňuje sa
Lehoty na vymazanie os. údajov	Lehoty sú uvedené v registratúrnom poriadku – registratúrnom pláne.
Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania	Neuskutočňuje sa
Kategórie dotknutých osôb	klienti (objednávatelia opráv a údržby)

10. PRÁVNE VZŤAHY
Účel spracúvania osobných údajov	Hlavným účelom spracúvania osobných údajov v predmetnom IS je sledovanie dodržiavania právnych predpisov prevádzkovateľa IS, obstarávanie právnych záležitostí, poskytovanie právnych rád, vybavovanie súdnych sporov a podobne. Účelom spracúvania osobných údajov v predmetnom IS je zabezpečenie: - prvostupňového konania podľa zákona č. 71/1967 Zb. o správnom konaní (správny poriadok) v znení neskorších predpisov, - vybavovania opravných prostriedkov uplatnených podľa zákona č. 71/1967 Zb. o správnom konaní (správny poriadok) v znení neskorších predpisov, - vybavovania súdnych sporov, - zastupovania v právnych veciach pred orgánmi štátnej správy, inými právnymi subjektmi a orgánmi činnými v trestnom konaní, - uplatňovania rozhodnutí o náhradách škôd, vymáhanie náhrad škôd, uplatňovanie záväzkov zo zmlúv, - navrhovania, resp. vyjadrovania sa k návrhom opatrení s organizačno-právnym dosahom.
Názov informačného systému	IS Právne vzťahy
Právny základ	Spracúvanie osobných údajov je povolené Ústavou Slovenskej republiky, Občianskym zákonníkom, Občianskym súdnym poriadkom, Trestným zákonom, Trestným poriadkom, Exekučným poriadkom, zákonom NR SR č. 7/2005 Z. z. o konkurze a reštrukturalizácii a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov, zákonom NR SR č. 153/2001 Z. z. o prokuratúre v znení neskorších predpisov, zákonom SNR č. 372/1990 Zb. o priestupkoch v platnom znení, Správnym poriadkom, Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, zákon NR SR č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov.
Kategórie príjemcov	- sprostredkovateľ, - exekútorské úrady, - súdy, - prokuratúra, - orgány činné v trestnom konaní.
Cezhraničný prenos os. údajov	Neuskutočňuje sa
Lehoty na vymazanie os. údajov	Lehoty sú uvedené v registratúrnom poriadku – registratúrnom pláne.
Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania	Neuskutočňuje sa
Kategórie dotknutých osôb	zamestnanci prevádzkovateľa IS, dlžníci, protistrany v sporoch.

11. SPRÁVA REGISTRATÚRY
Účel spracúvania osobných údajov		Účelom spracúvania osobných údajov v rámci predmetnej agendy je správa registratúry ako riadna evidencia záznamov (vedenie úplnej a presnej evidencie záznamov v registratúrnom denníku, vedenie registrov a indexov záznamov), riadne vyraďovanie spisov (záznamov), zabezpečenie plánovitého vyraďovania spisov (záznamov), ktoré nie sú potrebné pre ďalšiu činnosť a uplynuli lehoty ich uloženia, evidencia došlej a odoslanej pošty.
Názov informačného systému		IS Správa registratúry
Právny základ		Zákon NR SR č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach, 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente).
Kategórie príjemcov		sprostredkovateľ, orgány verejnej moci podľa príslušných právnych predpisov
Cezhraničný prenos os. údajov		Neuskutočňuje sa
Lehoty na vymazanie os. údajov		Lehoty sú uvedené v registratúrnom poriadku – registratúrnom pláne.
Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania		Neuskutočňuje sa
Kategórie dotknutých osôb		- dotknuté osoby v rámci všetkých účelov spracúvania osobných údajov vymedzených prevádzkovateľom
12. EVIDENCIA ZÁSTUPCOV DODÁVATEĽOV A ODBERATEĽOV
Účel spracúvania osobných údajov	Vedenie databázy zástupcov, respektíve zamestnancov dodávateľov a odberateľov z dôvodu plnenia ich pracovných, služobných a funkčných povinností a zabezpečenia plynulých dodávateľsko-odberateľských vzťahov.
Názov informačného systému	Evidencia zástupcov dodávateľov a odberateľov
Právny základ	§ 78 od. 3 zákona NR SR č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov
Kategórie príjemcov	sprostredkovateľ
Cezhraničný prenos os. údajov	Neuskutočňuje sa
Lehoty na vymazanie os. údajov	Do 30 dní odo dňa skončenia dodávateľsko-odberateľských vzťahov
Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania	Neuskutočňuje sa.
Kategórie dotknutých osôb	- fyzická osoba - zástupca (zamestnanec) dodávateľa, odberateľa
13. EVIDENCIA SZČO
Účel spracúvania osobných údajov	Príprava a vedenie dodávateľsko – odberateľských vzťahov so samostatne zárobkovo činnými osobami. V rámci predmetnej agendy sú vedené zmluvné vzťahy, faktúry a objednávky, evidencia dodávok a odberov tovarov, služieb a pod.
Názov informačného systému	Evidencia SZČO
Právny základ	Zmluva medzi prevádzkovateľom a SZČO povolená Ústavou Slovenskej republiky, Občianskym zákonníkom, Obchodným zákonníkom, Zákon č. 455/1991 Zb., Zákonom o živnostenskom podnikaní (živnostenský zákon) a súvisiacimi právnymi predpismi.
Kategórie príjemcov	sprostredkovateľ, orgány štátnej správy, verejnej moci a verejnej správy podľa príslušných právnych predpisov
Cezhraničný prenos os. údajov	Neuskutočňuje sa
Lehoty na vymazanie os. údajov	10 rokov po skončení zmluvného vzťahu z dôvodu evidencie v rámci účtovnej agendy
Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania	Neuskutočňuje sa.
Kategórie dotknutých osôb	odberateľ/dodávateľ– samostatne zárobkovo činná osoba
14. UPLATŇOVANIE PRÁV DOTKNUTÝCH OSÔB
Účel spracúvania osobných údajov	Vybavovanie žiadostí fyzických osôb smerujúcich k uplatňovaniu ich práv ako dotknutých osôb v zmysle Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov.
Názov informačného systému	IS Uplatňovanie práv dotknutých osôb
Právny základ	Čl. 15 až 22 a 34 Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov
Kategórie príjemcov	sprostredkovateľ, orgány verejnej moci podľa príslušných právnych predpisov
Cezhraničný prenos os. údajov	Neuskutočňuje sa
Lehoty na vymazanie os. údajov	1 rok odo dňa vybavenia žiadosti
Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania	Neuskutočňuje sa
Kategórie dotknutých osôb	fyzická osoba, ktorá sa ako dotknutá osoba v rámci prevádzkovateľom vymedzených účelov obráti na prevádzkovateľa so žiadosťou zabezpečiť svoje práva
15. EVIDENCIA ČLENOV BYTOVÉHO DRUŽSTVA
Účel spracúvania osobných údajov		Základným účelom IS Evidencia členov bytového družstva je spracúvanie osobných údajov o fyzických osobách – členoch Okresného stavebného bytového družstva Poprad, IČO: 36168815, Moyzesova 3368/25, 058 01 Poprad. Členmi družstva môžu byť fyzické osoby. Neplnoletá fyzická osoba sa môže stať členom družstva iba z dôvodu dedenia alebo prevodu členských práv a povinností schváleného súdom neplnoletej osobe. Za maloletého koná a robí právne úkony jeho zákonný zástupca alebo súdom ustanovený opatrovník. Obdobne sa toto ustanovenie vzťahuje aj na osoby pozbavené spôsobilosti na právne úkony. Členstvo vzniká dňom rozhodnutia predstavenstva o prijatí fyzickej alebo právnickej osoby za člena na základe jeho písomnej prihlášky.
Názov informačného systému		IS Evidencia členov bytového družstva
Právny základ		Spracúvanie osobných údajov je povolené Obchodným zákonníkom, Stanovami OSBD Poprad.
Kategórie príjemcov
Cezhraničný prenos os. údajov		Neuskutočňuje sa
Lehoty na vymazanie os. údajov		Lehoty sú uvedené v registratúrnom poriadku – registratúrnom pláne.
Informácia o existencii automatizovaného rozhodovania vrátane profilovania		Neuskutočňuje sa
Kategórie dotknutých osôb		členovia družstva